Дигитализация на документи, сканиране на документи, дигитализиране на архиви, изграждане на електронен архив – всичко това е конвертиране на документите от хартия в електронен формат. Когато документите се сканират, те са картинка за компютъра. За да можете бързо и лесно да намирате търсената информация е необходимо файловете да бъдат индексирани, тоест към всеки файл да се добавят метаданни, които включват информацията, по която ще се извършват бъдещи търсения на документа.