Срокове за съхранение на документи и архиви

Съгласно българското законодателство всяка компания има задължение да съхранява счетоводни и други документи на хартия за определен период от време. Това не е единствената причина, поради която трябва да се съхраняват архивите. Много документи съдържат ценна информация, която трябва да се запази.

От друга страна, съгласно регулациите на GDPR не е разрешено да се съхраняват и обработват документи, съдържащи лични данни за период от време, по дълъг от необходимото. След отпадане на необходимостта от продължаване на съхранението,  данните трябва да бъдат заличени или унищожени.

Всяка компания администратор на лични данни сама определя сроковете за съхранение на документите, като те не могат да бъдат по-кратки от изискваните със закон.

Основен закон за определяне сроковете на съхранение на счетоводни документи е Закона за счетоводството.

PERO Archiving services предлага услугата физическо архивиране на документи и съхранение на документи. Ако Ви интересува повече информация, за архивиране на документи, ще се радвам да ни се обадите на тел. 0878 40 64 14 или info@skanirane.com

Съгласно законодателството в България, сроковете за съхранение на счетоводна документация са както следва:

• 50 години за Ведомости за заплати (напр. рекапитулации, разплащателни ведомости и др.). Срокът тече от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
• 10 години за Счетоводни регистри и финансови отчети (напр. Годишни финансови отчети, оборотни ведомости, отчети от фискални устройства и др.), включително документи за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции. Срокът тече от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят.
• 5 години за Документи за данъчно-осигурителен контрол (напр. Данъчни декларации, Справка-декларация за ДДС, Дневник за покупките и др.). Срокът започва да тече след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани;
• 5 години за Всички останали носители на счетоводна информация (напр. договори за наем, банкови извлечения и други. Срокът тече от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят.
• 5 години за Данъчни документи, издавани по реда на ЗДДС. Срокът тече от изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължения съгл. чл.121, ал.1 от ЗДДС:
• 5 години за Документи за регистриране и отчитане на продажби в търговски обекти чрез фискални устройства (включително книги за дневните финансови отчети, сторно касови бележки, касови бележки от кочан, контролни ленти на електронен носител КЛЕН – отчетните документи по реда на Наредба № Н-18 от 13.12.2006г.)
• Контролни ленти на електронен носител КЛЕН за стационарни обекти и автомати за самообслужване се съхраняват 3 месеца от датата на демонтажа на КЛЕН

Когато дадена фирма се ликвидира/пректарява, преди издаване на последните документи от Агенция по Вписванията, фирмата има задължението да предаде ведомостите за заплати, трудови договори, заповеди за прекратяване нат рудово правоотношение и други,  подлежат на предаване в НОИ (Националния осигурителен институт). Причината за това е, че когато хората се пендионират, трябва да има информация за техните осигуровки за пенсия.

Носителите на останалата счетоводна информация могат да бъдат унищожени след изтичане на срока за съхранение.

Всички документи с лични данни трябва да бъдат унищожени при спазване на изискванията за конфиденциалност и невъзвръщаемост на информацията от документите.

Съхраняването на информацията е изключително важно, затова е необходимо всяка фирма да се отнесе сериозно към темата за архивиране.

Ако Вие е необходима повече информация за срок за съхранение на фирмени документи, съхранение на архиви и архивиране на документи, не се колебайте да ни потърсите. Ние предлагаме съхраняване на фирмени документи, съхранение на фирмени документи в архив и съхранение на архив и съхранение на фирмени документи.