5 причини да изберете фирма за съхранение на документи и архиви

Дигитализацията, сканирането на документи и електронното архивиране навлизат все повече в нашия свят, но това не означава, че трябва да унищожите целияс и хартиен архив.

Съгласно българското законодателство все още сте длъжни да съхранявате счетоводни и други документи на хартия за определен период от време.

За момента все още голяма част от бизнеса генерира огромно количество хартиени документи, които в зависимост от индустрията, законът за защита на личните данни и другите закони в България, трябва да се съхраняват на хартия за известно време. Ако фирмата е малка, има малко документи и няколко заключени кшкафа може да свършат работа, но ако вашият бизнес е по-голям, тогава за Вас е много по-изгодно да използвате услугите на специализирана фирма за физическо архивиране на документи – съхранение на архиви в специализирано архивохранилище.

Ето някои от основните причини да изберете фирма за физическо архивиране на документи:

1. Сигурност и конфиденциалност на съхранение на документите:

С видеонаблюдение, ограничен достъп и служители, отговарящи за сигурността на място, ние Ви гарантираме сигурност и конфиденциалност.

Не само това, но ако в офиса Ви възникне пожар, наводнение или проникване, архивите Ви ще бъдат на сигурно и безопасно място.

2. По-добра среда за съхранение на хартиените документи. Здраве и безопасност:

Съхранението на хартия в „нормална“ стая може да доведе до повреда от влага във въздуха или пресъхване, причинявайки хартия да стане крехка и чуплива след време. Хартията събира много прах, а ако не е съхранявана на определена температура и влажност, може да бъде нападната от гризачи, мъхул, плесен и други, които да я повредят или унищожат. В архивите за съхранение на документи се поддържат специална температура и влажност. Също така се извършва дератизация, децинфекция и дезинсекция, за да Ви предложим сигурно съхранение на Вашите архиви.

Често хората подценяват темата за архивиране на документи, слагат кашони пълни с хартия над шкафове, в масеца, на тавани и други. Това е вредно както за хартията, така е и опасно за хората, които я използват.

Затова е важно да изберете съхранение на документи и архиви, което ще Ви гарантира здране и безопасност. Такива предлагат специализирани архиви за физическо архивиране на документи.

3. Увеличете максимално офис пространството си:

Дори ако имате място да отделите стая или шкаф за съхранение на документи, не бихте ли могли да използвате това пространство по-добре за нещо друго? Да използвате офис площи за съхранение на архив е голямо разхищение на ресурси. Много по-евтино ще Ви бъде да предадете архива си за съхранение на документи в специализирано архивохранилище – частен архив, който предлага услугата физическо архивиране на документи.

4. Контролиран достъп:

Когато съхранявате документи Ви във Ваш офис, често контролът на достъпа до тях не е гарантиран. Всеки, който знае къде е ключът към картотеката, може да получи достъп до документите, които съхранявате в архивите си.

Със защитата на данните с висок приоритет за съвременния бизнес, изборът на съхранение на Вашите документи в специализиран архив за физическо архивиране на документи ще Ви позволи да контролирате строго кой има и няма достъп до архивите. Когато решите да използвате архивиране чрез съхранение в архивохранилище, ще уточните с архивиращата фирма условията на архивиране и да спестите време и пари в дългосрочен план.

5. Бърз достъп до документите Ви, независимо, че не се съхраняват при Вас:

Ако сте избрали PERO за съхранение на Вашите документи и архиви, когато Ви потрябва документ правите поръчка и ние го намираме, сканираме и изпращаме по електронна поща или го записваме в нашата система, до която имате контролиран достъп или Ви доставяме оригинала до адрес посочен от Вас.

Препоръчваме да изберете физическо архивиране на документи – съхранение на документи и архиви в специализиран архив, който е съобразен с изискванията и нормите за най-качествено и дългорсрочно съхранение на хартията.

Ако Вие е необходима повече информация за срок за съхранение на фирмени документи, съхранение на архиви и архивиране на документи, не се колебайте да ни потърсите. Ние предлагаме съхраняване на фирмени документи, съхранение на фирмени документи в архив и съхранение на архив и съхранение на фирмени документи.