Първо трябва да уточним какво е дигитализиране или електронно архивиране на документи:
В света пълен с хартиени документи повечето компании разбират под архивиране съхранение на хартия в офиси, мазета и други помещения, в които има място. Тъй като хартията се влошава бавно, можем да предположим, че четливостта в дългосрочен план е осигурена и че целостта на документите може лесно да бъде доказана. Освен това, за да се прочете текст на хартия не са необходими специални приспособления или машини каквито са компютрите, микрофиловите четци и други. Поради бързото развитие на технологиите и бързото им остаряване, целостта на информацията и четливостта на дигиталните архиви са от решаващо значение. Това изисква технически и организационни мерки, за да се гарантира запазването на информацията.
Информацията, обаче, на хартия, трудно се намира, може да се използва само от 1 човек в определен момент, ако се изпраща от едно място на друго трябва да се транспортира, което отнема време и средства. Освен това хартията заема голямо простванство.
Затова е важно да се създаде електронен архив чрез сканиране и дигитализиране на документи.
Решението за изграждане на електронен архив чрез сканиране и дигитализиране изисква следното:
• Преобразуване на файлове във формат за дългосрочно съхранение, който няма да изчезне скоро и ще може да се използва за дълъг период от време
• Записване на носител, който ще може да се използва дълго време.
• Индексиране – въвеждане на архивираната информация в база данни
• Документиране на жизнения цикъл и операцията за запазване на информацията
• Проверка на валидността и верността на информацията
• Осигуряване на дългосрочна цялост
Целта на изискванията е да се запази стойността и истинността на Вашата информация. Законовото задължение, с което са определени сроковете за съхранение на хартиените документи налага на компаниите да пазят хартиените документи за определен минимален срок на съхранение. GDPR регулациите определят, че не може да се съхраняват лични данни след изтичане на необходимостта от съхранението им.
Запазете важните документи за Вашия бизнес.
Предимства на електронното архивиране – сканиране, дигитализиране, цифровизиране
Нашите решения за електронно архивиране ще Ви помогнат да управлявате по-добре информацията си и да намиране търсеното за секунди.
Всъщност, когато бизнес решенията се променят доста често, за да се адаптират към ежедневната практика, решенията за архивиране ще запазят Вашата.
Решенията, които предлагаме за електронно архивиране ще Ви помогнат:
• Лесно и много бързо намиране на търсената информация
• Лесно управляване на поверителната информация
• По-добро управление на сроковете за съхранение
• Да се оттървете от старите приложения
Ключови предимства на електронното архивиране и дигитализиране на документи
Ако след дигитализиране на документите решите да унищожите хартиените архиви, трябва да сте сигурни, че дигитализацията е направена правилно – сканираните документи са проверени и няма липси или сканирани с лошо качество. Също, че имате back up на архива на различни носители, които ще може да се използват още дълги години. Цифровата нестабилност крие реална опасност за съвременния бизнес, просто поради огромното количество корпоративна стойност, свързано с дигиталните активи. Електронното архивиране – съхранение на архиви, е от ключово значение и повече фирми осъзнават предимствата на електронното архивиране.
В наши дни бизнесът е изправен пред по-голям риск от нестабилност на дигиталните технологии, тъй като непрекъснато се създават огромен брой дигитални активи. Всичко това натоварва традиционните методи за съхранение. Много е важно да се гарантира сигурността на дигиталните архиви като се елиминират рисковете от загуба на Вашия електронен архив.
Има много предимства на електронното архивиране след сканиране, индексиране и дигитализиране на информацията.
С толкова много информация, която се публикува непрекъснато, фирмите се нуждаят от по-голяма отчетност за своите електронни документи.
Предотвратете загубата на информация, която е минала сканиране и дигитализиране!
Създайте сигурен архив на документите, които са важни за Вашия бизнес
Архивите са важни както за спазване на законовите изисквания, така и за запазване на ценна информация, която се намира в документите. Затова е важно да има резервно копие на документите получено чрез сканиране и дигитализиране – изграждане на електронен архив.
1 Comment
We would like to express our gratitude to work with you in Bulgaria. We are happy with the quality you provide and than we always receive the scanned, indexed and digitized images on time.