Какво е дигитализация на документи?

Дигитализация на документи, сканиране на документи, дигитализиране на архиви, изграждане на електронен архив – всичко това е конвертиране на документите от хартия в електронен формат. Когато документите се сканират, те са картинка за компютъра. За да можете бързо и лесно да намирате търсената информация е необходимо файловете да бъдат индексирани, тоест към всеки файл да се добавят метаданни, които включват информацията, по която ще се извършват бъдещи търсения на документа.

Архивиране на хартиени документи

Много компании  като се каже „архивиране на документи“ разбират съхранение на хартия в офиси, мазета и други помещения, в които има място. Тъй като хартията се влошава бавно, можем да предположим, че четливостта в дългосрочен план е осигурена и че целостта на документите може лесно да бъде доказана. Освен това, за да се прочете текст на хартия не са необходими специални приспособления или машини каквито са компютрите, микрофиловите четци и други. Поради бързото развитие на технологиите и бързото им остаряване, целостта на информацията и четливостта на дигиталните архиви са от решаващо значение. Това изисква технически и организационни мерки, за да се гарантира запазването на информацията. Информацията, обаче, на хартия, трудно се намира, може да се използва само от 1 човек в определен момент, ако се изпраща от едно място на друго трябва да се транспортира, което отнема време и средства. Освен това хартията заема голямо пространство.

Бързото и лесното търсене на документите е една от основните причини да се създаде електронен архив чрез сканиране и дигитализиране на документи.

Решението за изграждане на електронен архив чрез сканиране и дигитализиране изисква следното:

• Преобразуване на файлове във формат за дългосрочно съхранение, който няма да изчезне скоро и ще може да се използва за дълъг период от време
• Записване на носител, който ще може да се използва дълго време.
• Индексиране – въвеждане на архивираната информация в база данни
• Документиране на жизнения цикъл и операцията за запазване на информацията
• Проверка на валидността и верността на информацията
• Осигуряване на дългосрочна цялост

Целта на изискванията е да се запази стойността и истинността на Вашата информация. Законовото задължение, с което са определени сроковете за съхранение на хартиените документи налага на компаниите да пазят хартиените документи за определен минимален срок на съхранение. GDPR регулациите определят, че не може да се съхраняват лични данни след изтичане на необходимостта от съхранението им.

Дигитализация на документи, сканиране на документи, дигитализиране на архиви, изграждане на електронен архив

Възползвайте се от предимствата на сканиране и електронно архивиране на документи, за да не губите време в търсене на информация и да се съсредоточите в основния си бизнес.