Електронен архив или физическо архивиране?

Основните варианти за архивиране на документи са:

–        Електронно архивиране – сканиране на документи и архиви, индексиране, дигитализация, дигитализиране, цифровизиране

–        Физическо архивиране – съхранение на архиви в специализирани архивни помещения, съхраняване на документи, подреждане на архиви

В кои случаи е подходящо да се избере Електронното архивиране, кога Физическо архивиране и кога – и двете?

Причини за избор на електронно архивиране:

Ето някои от основните причини да изберете фирма, която да извърши сканиране, индексиране и дигитализиране на Вашите документи.Когато търсите често документи в архива си и е много важно бързото им намиране.Когато много хора едновременно трябва да имат достъп до дадени документи.Когато трябва отдалечен достъп до документите. Например в сигуацията в момента, много хора работят с отдалечен достъп и е много важно да имат документите си в електронен вариант, за да могат да ги изоплзват без да трябва да посещават офиса Ви.Решенията, които предлагаме за електронно архивиране ще Ви помогнат:

• Лесно и много бързо намиране на търсената информация
• Лесно управляване на поверителната информация
• По-добро управление на сроковете за съхранение
• Да се оттървете от старите приложения

Ключови предимства на електронното архивиране и дигитализиране на документи

Ако след дигитализиране на документите решите да унищожите хартиените архиви, трябва да сте сигурни, че дигитализацията е направена правилно – сканираните документи са проверени и няма липси или сканирани с лошо качество. Също, че имате back up на архива на различни носители, които ще може да се използват още дълги години. Цифровата нестабилност крие реална опасност за съвременния бизнес, просто поради огромното количество корпоративна стойност, свързано с дигиталните активи. Електронното архивиране – съхранение на архиви, е от ключово значение и повече фирми осъзнават предимствата на електронното архивиране. В наши дни бизнесът е изправен пред по-голям риск от нестабилност на дигиталните технологии, тъй като непрекъснато се създават огромен брой дигитални активи. Всичко това натоварва традиционните методи за съхранение. Много е важно да се гарантира сигурността на дигиталните архиви като се елиминират рисковете от загуба на Вашия електронен архив.

Причини за избор на физическо архивиране:

Ето някои от основните причини да изберете фирма, която да съхранява Вашите хартиени документи в специализиран архив:

1. Сигурност и конфиденциалност на съхранение на документите:

С видеонаблюдение, ограничен достъп и служители, отговарящи за сигурността на място, ние Ви гарантираме сигурност и конфиденциалност.

Не само това, но ако в офиса Ви възникне пожар, наводнение или проникване, архивите Ви ще бъдат на сигурно и безопасно място.

2. По-добра среда за съхранение на хартиените документи. Здраве и безопасност:

Съхранението на хартия в „нормална“ стая може да доведе до повреда от влага във въздуха или пресъхване, причинявайки хартия да стане крехка и чуплива след време. Хартията събира много прах, а ако не е съхранявана на определена температура и влажност, може да бъде нападната от гризачи, мъхул, плесен и други, които да я повредят или унищожат. В архивите за съхранение на документи се поддържат специална температура и влажност. Също така се извършва дератизация, децинфекция и дезинсекция, за да Ви предложим сигурно съхранение на Вашите архиви.

Често хората подценяват темата за архивиране на документи, слагат кашони пълни с хартия над шкафове, в масеца, на тавани и други. Това е вредно както за хартията, така е и опасно за хората, които я използват.

Затова е важно да изберете съхранение на документи и архиви, което ще Ви гарантира здране и безопасност. Такива предлагат специализирани архиви за физическо архивиране на документи.

3. Увеличете максимално офис пространството си:

Дори ако имате място да отделите стая или шкаф за съхранение на документи, не бихте ли могли да използвате това пространство по-добре за нещо друго? Да използвате офис площи за съхранение на архив е голямо разхищение на ресурси. Много по-евтино ще Ви бъде да предадете архива си за съхранение на документи в специализирано архивохранилище – частен архив, който предлага услугата физическо архивиране на документи.

4. Контролиран достъп:

Когато съхранявате документи Ви във Ваш офис, често контролът на достъпа до тях не е гарантиран. Всеки, който знае къде е ключът към картотеката, може да получи достъп до документите, които съхранявате в архивите си. Със защитата на данните с висок приоритет за съвременния бизнес, изборът на съхранение на Вашите документи в специализиран архив за физическо архивиране на документи ще Ви позволи да контролирате строго кой има и няма достъп до архивите. Когато решите да използвате архивиране чрез съхранение в архивохранилище, ще уточните с архивиращата фирма условията на архивиране и да спестите време и пари в дългосрочен план.

5. Бърз достъп до документите Ви, независимо, че не се съхраняват при Вас:

Ако сте избрали PERO за съхранение на Вашите документи и архиви, когато Ви потрябва документ правите поръчка и ние го намираме, сканираме и изпращаме по електронна поща или го записваме в нашата система, до която имате контролиран достъп или Ви доставяме оригинала до адрес посочен от Вас.