Съгласно българското законодателство всяка компания има задължение да съхранява счетоводни и други документи на хартия за определен период от време. Това не е единствената причина, поради която трябва да се съхраняват архивите. Много документи съдържат ценна информация, която трябва да се запази.

От друга страна, съгласно регулациите на GDPR не е разрешено да се съхраняват и обработват документи, съдържащи лични данни за период от време, по дълъг от необходимото. След отпадане на необходимостта от продължаване на съхранението,  данните трябва да бъдат заличени или унищожени.

Всяка компания администратор на лични данни сама определя сроковете за съхранение на документите, като те не могат да бъдат по-кратки от изискваните със закон.

Основен закон за определяне сроковете на съхранение на счетоводни документи е Закона за счетоводството.

PERO Archiving services предлага услугата физическо архивиране на документи и съхранение на документи. Ако Ви интересува повече информация, за архивиране на документи, ще се радвам да ни се обадите на тел. 0878 40 64 14 или info@skanirane.com

Съгласно законодателството в България, сроковете за съхранение на счетоводна документация са както следва:

• 50 години за Ведомости за заплати (напр. рекапитулации, разплащателни ведомости и др.). Срокът тече от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
• 10 години за Счетоводни регистри и финансови отчети (напр. Годишни финансови отчети, оборотни ведомости, отчети от фискални устройства и др.), включително документи за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции. Срокът тече от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят.
• 5 години за Документи за данъчно-осигурителен контрол (напр. Данъчни декларации, Справка-декларация за ДДС, Дневник за покупките и др.). Срокът започва да тече след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани;
• 5 години за Всички останали носители на счетоводна информация (напр. договори за наем, банкови извлечения и други. Срокът тече от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят.
• 5 години за Данъчни документи, издавани по реда на ЗДДС. Срокът тече от изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължения съгл. чл.121, ал.1 от ЗДДС:
• 5 години за Документи за регистриране и отчитане на продажби в търговски обекти чрез фискални устройства (включително книги за дневните финансови отчети, сторно касови бележки, касови бележки от кочан, контролни ленти на електронен носител КЛЕН – отчетните документи по реда на Наредба № Н-18 от 13.12.2006г.)
• Контролни ленти на електронен носител КЛЕН за стационарни обекти и автомати за самообслужване се съхраняват 3 месеца от датата на демонтажа на КЛЕН

Когато дадена фирма се ликвидира/пректарява, преди издаване на последните документи от Агенция по Вписванията, фирмата има задължението да предаде ведомостите за заплати, трудови договори, заповеди за прекратяване нат рудово правоотношение и други,  подлежат на предаване в НОИ (Националния осигурителен институт). Причината за това е, че когато хората се пендионират, трябва да има информация за техните осигуровки за пенсия.

Носителите на останалата счетоводна информация могат да бъдат унищожени след изтичане на срока за съхранение.

Всички документи с лични данни трябва да бъдат унищожени при спазване на изискванията за конфиденциалност и невъзвръщаемост на информацията от документите.

Съхраняването на информацията е изключително важно, затова е необходимо всяка фирма да се отнесе сериозно към темата за архивиране.

Ако Вие е необходима повече информация за срок за съхранение на фирмени документи, съхранение на архиви и архивиране на документи, не се колебайте да ни потърсите. Ние предлагаме съхраняване на фирмени документи, съхранение на фирмени документи в архив и съхранение на архив и съхранение на фирмени документи.

The post Срокове за съхранение на документи и архиви appeared first on skanirane.com.

–        Електронно архивиране – сканиране на документи и архиви, индексиране, дигитализация, дигитализиране, цифровизиране

–        Физическо архивиране – съхранение на архиви в специализирани архивни помещения, съхраняване на документи, подреждане на архиви

В кои случаи е подходящо да се избере Електронното архивиране, кога Физическо архивиране и кога – и двете?

Причини за избор на електронно архивиране:

Ето някои от основните причини да изберете фирма, която да извърши сканиране, индексиране и дигитализиране на Вашите документи.Когато търсите често документи в архива си и е много важно бързото им намиране.Когато много хора едновременно трябва да имат достъп до дадени документи.Когато трябва отдалечен достъп до документите. Например в сигуацията в момента, много хора работят с отдалечен достъп и е много важно да имат документите си в електронен вариант, за да могат да ги изоплзват без да трябва да посещават офиса Ви.Решенията, които предлагаме за електронно архивиране ще Ви помогнат:

• Лесно и много бързо намиране на търсената информация
• Лесно управляване на поверителната информация
• По-добро управление на сроковете за съхранение
• Да се оттървете от старите приложения

Ключови предимства на електронното архивиране и дигитализиране на документи

Ако след дигитализиране на документите решите да унищожите хартиените архиви, трябва да сте сигурни, че дигитализацията е направена правилно – сканираните документи са проверени и няма липси или сканирани с лошо качество. Също, че имате back up на архива на различни носители, които ще може да се използват още дълги години. Цифровата нестабилност крие реална опасност за съвременния бизнес, просто поради огромното количество корпоративна стойност, свързано с дигиталните активи. Електронното архивиране – съхранение на архиви, е от ключово значение и повече фирми осъзнават предимствата на електронното архивиране. В наши дни бизнесът е изправен пред по-голям риск от нестабилност на дигиталните технологии, тъй като непрекъснато се създават огромен брой дигитални активи. Всичко това натоварва традиционните методи за съхранение. Много е важно да се гарантира сигурността на дигиталните архиви като се елиминират рисковете от загуба на Вашия електронен архив.

Причини за избор на физическо архивиране:

Ето някои от основните причини да изберете фирма, която да съхранява Вашите хартиени документи в специализиран архив:

1. Сигурност и конфиденциалност на съхранение на документите:

С видеонаблюдение, ограничен достъп и служители, отговарящи за сигурността на място, ние Ви гарантираме сигурност и конфиденциалност.

Не само това, но ако в офиса Ви възникне пожар, наводнение или проникване, архивите Ви ще бъдат на сигурно и безопасно място.

2. По-добра среда за съхранение на хартиените документи. Здраве и безопасност:

Съхранението на хартия в „нормална“ стая може да доведе до повреда от влага във въздуха или пресъхване, причинявайки хартия да стане крехка и чуплива след време. Хартията събира много прах, а ако не е съхранявана на определена температура и влажност, може да бъде нападната от гризачи, мъхул, плесен и други, които да я повредят или унищожат. В архивите за съхранение на документи се поддържат специална температура и влажност. Също така се извършва дератизация, децинфекция и дезинсекция, за да Ви предложим сигурно съхранение на Вашите архиви.

Често хората подценяват темата за архивиране на документи, слагат кашони пълни с хартия над шкафове, в масеца, на тавани и други. Това е вредно както за хартията, така е и опасно за хората, които я използват.

Затова е важно да изберете съхранение на документи и архиви, което ще Ви гарантира здране и безопасност. Такива предлагат специализирани архиви за физическо архивиране на документи.

3. Увеличете максимално офис пространството си:

Дори ако имате място да отделите стая или шкаф за съхранение на документи, не бихте ли могли да използвате това пространство по-добре за нещо друго? Да използвате офис площи за съхранение на архив е голямо разхищение на ресурси. Много по-евтино ще Ви бъде да предадете архива си за съхранение на документи в специализирано архивохранилище – частен архив, който предлага услугата физическо архивиране на документи.

4. Контролиран достъп:

Когато съхранявате документи Ви във Ваш офис, често контролът на достъпа до тях не е гарантиран. Всеки, който знае къде е ключът към картотеката, може да получи достъп до документите, които съхранявате в архивите си. Със защитата на данните с висок приоритет за съвременния бизнес, изборът на съхранение на Вашите документи в специализиран архив за физическо архивиране на документи ще Ви позволи да контролирате строго кой има и няма достъп до архивите. Когато решите да използвате архивиране чрез съхранение в архивохранилище, ще уточните с архивиращата фирма условията на архивиране и да спестите време и пари в дългосрочен план.

5. Бърз достъп до документите Ви, независимо, че не се съхраняват при Вас:

Ако сте избрали PERO за съхранение на Вашите документи и архиви, когато Ви потрябва документ правите поръчка и ние го намираме, сканираме и изпращаме по електронна поща или го записваме в нашата система, до която имате контролиран достъп или Ви доставяме оригинала до адрес посочен от Вас.

The post Електронен архив или физическо архивиране? appeared first on skanirane.com.

Дигитализацията, сканирането на документи и електронното архивиране навлизат все повече в нашия свят, но това не означава, че трябва да унищожите целияс и хартиен архив.

Съгласно българското законодателство все още сте длъжни да съхранявате счетоводни и други документи на хартия за определен период от време.

За момента все още голяма част от бизнеса генерира огромно количество хартиени документи, които в зависимост от индустрията, законът за защита на личните данни и другите закони в България, трябва да се съхраняват на хартия за известно време. Ако фирмата е малка, има малко документи и няколко заключени кшкафа може да свършат работа, но ако вашият бизнес е по-голям, тогава за Вас е много по-изгодно да използвате услугите на специализирана фирма за физическо архивиране на документи – съхранение на архиви в специализирано архивохранилище.

Ето някои от основните причини да изберете фирма за физическо архивиране на документи:

1. Сигурност и конфиденциалност на съхранение на документите:

С видеонаблюдение, ограничен достъп и служители, отговарящи за сигурността на място, ние Ви гарантираме сигурност и конфиденциалност.

Не само това, но ако в офиса Ви възникне пожар, наводнение или проникване, архивите Ви ще бъдат на сигурно и безопасно място.

2. По-добра среда за съхранение на хартиените документи. Здраве и безопасност:

Съхранението на хартия в „нормална“ стая може да доведе до повреда от влага във въздуха или пресъхване, причинявайки хартия да стане крехка и чуплива след време. Хартията събира много прах, а ако не е съхранявана на определена температура и влажност, може да бъде нападната от гризачи, мъхул, плесен и други, които да я повредят или унищожат. В архивите за съхранение на документи се поддържат специална температура и влажност. Също така се извършва дератизация, децинфекция и дезинсекция, за да Ви предложим сигурно съхранение на Вашите архиви.

Често хората подценяват темата за архивиране на документи, слагат кашони пълни с хартия над шкафове, в масеца, на тавани и други. Това е вредно както за хартията, така е и опасно за хората, които я използват.

Затова е важно да изберете съхранение на документи и архиви, което ще Ви гарантира здране и безопасност. Такива предлагат специализирани архиви за физическо архивиране на документи.

3. Увеличете максимално офис пространството си:

Дори ако имате място да отделите стая или шкаф за съхранение на документи, не бихте ли могли да използвате това пространство по-добре за нещо друго? Да използвате офис площи за съхранение на архив е голямо разхищение на ресурси. Много по-евтино ще Ви бъде да предадете архива си за съхранение на документи в специализирано архивохранилище – частен архив, който предлага услугата физическо архивиране на документи.

4. Контролиран достъп:

Когато съхранявате документи Ви във Ваш офис, често контролът на достъпа до тях не е гарантиран. Всеки, който знае къде е ключът към картотеката, може да получи достъп до документите, които съхранявате в архивите си.

Със защитата на данните с висок приоритет за съвременния бизнес, изборът на съхранение на Вашите документи в специализиран архив за физическо архивиране на документи ще Ви позволи да контролирате строго кой има и няма достъп до архивите. Когато решите да използвате архивиране чрез съхранение в архивохранилище, ще уточните с архивиращата фирма условията на архивиране и да спестите време и пари в дългосрочен план.

5. Бърз достъп до документите Ви, независимо, че не се съхраняват при Вас:

Ако сте избрали PERO за съхранение на Вашите документи и архиви, когато Ви потрябва документ правите поръчка и ние го намираме, сканираме и изпращаме по електронна поща или го записваме в нашата система, до която имате контролиран достъп или Ви доставяме оригинала до адрес посочен от Вас.

Препоръчваме да изберете физическо архивиране на документи – съхранение на документи и архиви в специализиран архив, който е съобразен с изискванията и нормите за най-качествено и дългорсрочно съхранение на хартията.

Ако Вие е необходима повече информация за срок за съхранение на фирмени документи, съхранение на архиви и архивиране на документи, не се колебайте да ни потърсите. Ние предлагаме съхраняване на фирмени документи, съхранение на фирмени документи в архив и съхранение на архив и съхранение на фирмени документи.

The post Защо да изберете съхранение на документи в специализиран частен архив? appeared first on skanirane.com.

Ако Вие е необходима повече информация за срок за съхранение на фирмени документи, съхранение на архиви и архивиране на документи, не се колебайте да ни потърсите. Ние предлагаме съхраняване на фирмени документи, съхранение на фирмени документи в архив и съхранение на архив и съхранение на фирмени документи.

The post Как се архивират документи appeared first on skanirane.com.

Съгласно българското законодателство всяка компания има задължение да съхранява счетоводни и други документи на хартия за определен период от време.
Това не е единствената причина, поради която трябва да се съхраняват архивите.
Много документи съдържат ценна информация, която трябва да се запази.

Една от основните причини да изберете фирма за физическо архивиране на документи е необходимостта от сигурност и конфиденциалност на съхранение на документите.

Ние Ви гарантираме сигурност и конфиденциалност на съхраняване на Вашите докумети.

При нас сигурността е приоритет. Предлагаме 24/7 видеонаблюдение, ограничен достъп и служители, отговарящи за сигурността на място.
Не само това, но ако в офиса Ви възникне пожар, наводнение или проникване, архивите Ви ще бъдат на сигурно и безопасно място.

Необходима е по-добра среда за съхранение на хартиените документи. Съхранението на хартия в „нормална“ стая може да доведе до повреда от влага във въздуха или пресъхване, причинявайки хартия да стане крехка и чуплива след време. Хартията събира много прах, а ако не е съхранявана на определена температура и влажност, може да бъде нападната от гризачи, мъхул, плесен и други, които да я повредят или унищожат. В архивите за съхранение на документи се поддържат специална температура и влажност. Също така се извършва дератизация, децинфекция и дезинсекция, за да Ви предложим сигурно съхранение на Вашите архиви.

Често хората подценяват темата за архивиране на документи.

Слагат кашони пълни с хартия над шкафове, в масеца, на тавани и други. Това е вредно както за хартията, така е и опасно за хората, които я използват.
Затова е важно да изберете съхранение на документи и архиви, което ще Ви гарантира здраве и безопасност. Такива предлагат специализирани архиви за физическо архивиране на документи.

Контролираният достъп до документите е много важен особено за документи с наличие на лични данни и/или такива с ценна конфиденциална информация.
Когато съхранявате документи Ви във Ваш офис, често контролът на достъпа до тях не е гарантиран. Всеки, който знае къде е ключът към картотеката, може да получи достъп до документите, които съхранявате в архивите си. Със защитата на данните с висок приоритет за съвременния бизнес, изборът на съхранение на Вашите документи в специализиран архив за физическо архивиране на документи ще Ви позволи да контролирате строго кой има и няма достъп до архивите. Когато решите да използвате архивиране чрез съхранение в архивохранилище, ще уточните с архивиращата фирма условията на архивиране и да спестите време и пари в дългосрочен план.

Препоръчваме да изберете физическо архивиране на документи – съхранение на документи и архиви в специализиран архив, който е съобразен с изискванията и нормите за сигурно, конфиденциално, качествено и дългорсрочно съхранение на хартията.

Ако Вие е необходима повече информация за срок за съхранение на фирмени документи, съхранение на архиви и архивиране на документи, не се колебайте да ни потърсите. Ние предлагаме съхраняване на фирмени документи, съхранение на фирмени документи в архив и съхранение на архив и съхранение на фирмени документи.

The post Сигурно съхранение на документи и архиви appeared first on skanirane.com.