Архивиране на хартиени документи

Много компании  като се каже „архивиране на документи“ разбират съхранение на хартия в офиси, мазета и други помещения, в които има място. Тъй като хартията се влошава бавно, можем да предположим, че четливостта в дългосрочен план е осигурена и че целостта на документите може лесно да бъде доказана. Освен това, за да се прочете текст на хартия не са необходими специални приспособления или машини каквито са компютрите, микрофиловите четци и други. Поради бързото развитие на технологиите и бързото им остаряване, целостта на информацията и четливостта на дигиталните архиви са от решаващо значение. Това изисква технически и организационни мерки, за да се гарантира запазването на информацията. Информацията, обаче, на хартия, трудно се намира, може да се използва само от 1 човек в определен момент, ако се изпраща от едно място на друго трябва да се транспортира, което отнема време и средства. Освен това хартията заема голямо пространство.

Бързото и лесното търсене на документите е една от основните причини да се създаде електронен архив чрез сканиране и дигитализиране на документи.

Решението за изграждане на електронен архив чрез сканиране и дигитализиране изисква следното:

• Преобразуване на файлове във формат за дългосрочно съхранение, който няма да изчезне скоро и ще може да се използва за дълъг период от време
• Записване на носител, който ще може да се използва дълго време.
• Индексиране – въвеждане на архивираната информация в база данни
• Документиране на жизнения цикъл и операцията за запазване на информацията
• Проверка на валидността и верността на информацията
• Осигуряване на дългосрочна цялост

Целта на изискванията е да се запази стойността и истинността на Вашата информация. Законовото задължение, с което са определени сроковете за съхранение на хартиените документи налага на компаниите да пазят хартиените документи за определен минимален срок на съхранение. GDPR регулациите определят, че не може да се съхраняват лични данни след изтичане на необходимостта от съхранението им.

Дигитализация на документи, сканиране на документи, дигитализиране на архиви, изграждане на електронен архив

Възползвайте се от предимствата на сканиране и електронно архивиране на документи, за да не губите време в търсене на информация и да се съсредоточите в основния си бизнес.

The post Какво е дигитализация на документи? appeared first on skanirane.com.

–        Електронно архивиране – сканиране на документи и архиви, индексиране, дигитализация, дигитализиране, цифровизиране

–        Физическо архивиране – съхранение на архиви в специализирани архивни помещения, съхраняване на документи, подреждане на архиви

В кои случаи е подходящо да се избере Електронното архивиране, кога Физическо архивиране и кога – и двете?

Причини за избор на електронно архивиране:

Ето някои от основните причини да изберете фирма, която да извърши сканиране, индексиране и дигитализиране на Вашите документи.Когато търсите често документи в архива си и е много важно бързото им намиране.Когато много хора едновременно трябва да имат достъп до дадени документи.Когато трябва отдалечен достъп до документите. Например в сигуацията в момента, много хора работят с отдалечен достъп и е много важно да имат документите си в електронен вариант, за да могат да ги изоплзват без да трябва да посещават офиса Ви.Решенията, които предлагаме за електронно архивиране ще Ви помогнат:

• Лесно и много бързо намиране на търсената информация
• Лесно управляване на поверителната информация
• По-добро управление на сроковете за съхранение
• Да се оттървете от старите приложения

Ключови предимства на електронното архивиране и дигитализиране на документи

Ако след дигитализиране на документите решите да унищожите хартиените архиви, трябва да сте сигурни, че дигитализацията е направена правилно – сканираните документи са проверени и няма липси или сканирани с лошо качество. Също, че имате back up на архива на различни носители, които ще може да се използват още дълги години. Цифровата нестабилност крие реална опасност за съвременния бизнес, просто поради огромното количество корпоративна стойност, свързано с дигиталните активи. Електронното архивиране – съхранение на архиви, е от ключово значение и повече фирми осъзнават предимствата на електронното архивиране. В наши дни бизнесът е изправен пред по-голям риск от нестабилност на дигиталните технологии, тъй като непрекъснато се създават огромен брой дигитални активи. Всичко това натоварва традиционните методи за съхранение. Много е важно да се гарантира сигурността на дигиталните архиви като се елиминират рисковете от загуба на Вашия електронен архив.

Причини за избор на физическо архивиране:

Ето някои от основните причини да изберете фирма, която да съхранява Вашите хартиени документи в специализиран архив:

1. Сигурност и конфиденциалност на съхранение на документите:

С видеонаблюдение, ограничен достъп и служители, отговарящи за сигурността на място, ние Ви гарантираме сигурност и конфиденциалност.

Не само това, но ако в офиса Ви възникне пожар, наводнение или проникване, архивите Ви ще бъдат на сигурно и безопасно място.

2. По-добра среда за съхранение на хартиените документи. Здраве и безопасност:

Съхранението на хартия в „нормална“ стая може да доведе до повреда от влага във въздуха или пресъхване, причинявайки хартия да стане крехка и чуплива след време. Хартията събира много прах, а ако не е съхранявана на определена температура и влажност, може да бъде нападната от гризачи, мъхул, плесен и други, които да я повредят или унищожат. В архивите за съхранение на документи се поддържат специална температура и влажност. Също така се извършва дератизация, децинфекция и дезинсекция, за да Ви предложим сигурно съхранение на Вашите архиви.

Често хората подценяват темата за архивиране на документи, слагат кашони пълни с хартия над шкафове, в масеца, на тавани и други. Това е вредно както за хартията, така е и опасно за хората, които я използват.

Затова е важно да изберете съхранение на документи и архиви, което ще Ви гарантира здране и безопасност. Такива предлагат специализирани архиви за физическо архивиране на документи.

3. Увеличете максимално офис пространството си:

Дори ако имате място да отделите стая или шкаф за съхранение на документи, не бихте ли могли да използвате това пространство по-добре за нещо друго? Да използвате офис площи за съхранение на архив е голямо разхищение на ресурси. Много по-евтино ще Ви бъде да предадете архива си за съхранение на документи в специализирано архивохранилище – частен архив, който предлага услугата физическо архивиране на документи.

4. Контролиран достъп:

Когато съхранявате документи Ви във Ваш офис, често контролът на достъпа до тях не е гарантиран. Всеки, който знае къде е ключът към картотеката, може да получи достъп до документите, които съхранявате в архивите си. Със защитата на данните с висок приоритет за съвременния бизнес, изборът на съхранение на Вашите документи в специализиран архив за физическо архивиране на документи ще Ви позволи да контролирате строго кой има и няма достъп до архивите. Когато решите да използвате архивиране чрез съхранение в архивохранилище, ще уточните с архивиращата фирма условията на архивиране и да спестите време и пари в дългосрочен план.

5. Бърз достъп до документите Ви, независимо, че не се съхраняват при Вас:

Ако сте избрали PERO за съхранение на Вашите документи и архиви, когато Ви потрябва документ правите поръчка и ние го намираме, сканираме и изпращаме по електронна поща или го записваме в нашата система, до която имате контролиран достъп или Ви доставяме оригинала до адрес посочен от Вас.

The post Електронен архив или физическо архивиране? appeared first on skanirane.com.

The post Защо да изберете сканиране на архиви и електронно архивиране на документи appeared first on skanirane.com.

Ако Вие е необходима повече информация за срок за съхранение на фирмени документи, съхранение на архиви и архивиране на документи, не се колебайте да ни потърсите. Ние предлагаме съхраняване на фирмени документи, съхранение на фирмени документи в архив и съхранение на архив и съхранение на фирмени документи.

The post Как се архивират документи appeared first on skanirane.com.

Фирма PERO е специализирана във високоскоростното сканиране и конвертиране на хартиени документи всякакви размери – от касови бележки до чертежи А0+ формат. Нашите архивисти имат дълъг опит и сръчни ръце и се справят отлично с отнемащия време процес на подготовка на документи (отстраняване на телбод, кламери, пост-бележки и т.н.). Предоставяме услуги свързани със сканиране на документи, както за клиенти с малко документи, така и за бизнеси с милиони документи, които трябва да бъдат дигитализирани. Имаме опит с всякакви видове документи – счетоводни, финансови, юридически, лични, досиеута на клиенти, досиета на доставчици, досиета на пациенти, чертежи, карти, снимки, произведения на изкуството и много други!

Сканирани документи, дигитални документи, цифрови копия, дигитални копия

Ние предлагаме цялостно решение за сканиране – от физическото сканиране на документите до индексирането и качването на файлове в софтуер за деловодство и архив, както и за електронно управление на документи и архиви, разработен от нас и съобразен с Вашите изисквания.
Документите при сканиране може да бъдат записани в различни файлове в зависимост от предпочитанията на клиента – PDF, TIFF или друг често срещан тип файлове, удобен за бъдеща употреба. Документите след сканиране може да съхранявате на твърд диск, USB, DVD или да ползвате облачна услуга (DropBox, Google Drive, OneDrive и др.) Типовете на файловете, размерите на файловете, четотатъа на употреба и дали съдържат лични данни са факторите, които обуславят коя опция ще работи най-добре да изберете. Използването на услуга в облак може да бъде чудесна възможност за лесен достъп и споделяне. Каквото и да изберете, ако документите имат лични данни трябва да се съобразите с изискванията на GDPR и Закона за защита на личните данни.

Сканираме при нас или при Вас

За нас всеки клиент и неговите документи са уникални и имат своите специфики. Правим всичко възможно, за да персонализираме нашите услуги за сканиране на документи, така че да отговарят на Вашите нужди за сканиране на документи и архиви и дигитализация на документи. Позволете ни да Ви помогнем да намерите правилното решение за дитализиране на документите за Вашия бизнес в краткосрочен и дългосрочен план.
Нашите услуги за сканиране на документи включват, но не се ограничават до сканиране на хартиени документи от всякакви размери, сканиране на микрофилми, сканиране на микрофишов. PERO разполага с високопроизводителни скенери като работим в наши помещения или ако не е разрешено изнадянето на Вашите документи за сканиране – доставяме техниката при Вас. Тогава извършваме сканиране и дигитализиране на документите Ви като работим във Вашите помещения и се съобразяваме с Вашето работно пространство и време.

Нашите архивисти са експерти по сканиране, индексиране, дигитализиране и електронно архивиране на документи и архиви в България
Ние сме Вашият партньор за сканиране, индексиране, дигитализиране и електронно архивиране на документи и архиви в България. В продължение на 25 години сме надежден, честен и достъпен доставчик на услуги за архивиране и сканиране на документи. Нито една работа за сканиране на документи не е твърде голяма или твърде малка за нас и ние ще се погрижим да бъде направена качествено, навреме и съобразно Вашите изисквания. Ще се радваме, да Ви помогнем за Вашия архив. Потърсете ни на тел. 0878 40 64 14.

Конвертиране на файлове

Ние можем да конвертираме Вашите оригинали в много различни типове файлове. Най-често срещаният е стандартен PDF, който е като картинка за компютъра. Ако искате да търсите пълнотекстово в текстовете, можем да направим OCR. Често документите са писани на ръка или са с много лошо качество и OCRе много труден, затова правим стандартно индексиране на документи. При индексирането на сканирани документи има 2 варианта – ръчно въвеждане на данните и автоматично, машинно. Най-често използваме ръчното инфексиране на сканирани документи, защото машинното често е невъзможно или дава доста грешки.

The post Електронно архивиране – сканиране, индексиране и дигитализиране на документи appeared first on skanirane.com.

В съвременния бизнес свят защитата на фирмената информация е от критично значение. Конфиденциалното унищожаване на документи не е просто добра практика. То е абсолютна необходимост за всяка компания, която работи с договори, лични данни на служители или чувствителна информация за клиенти.

Какво представлява конфиденциалното унищожаване на документи?

Този процес включва изцяло сигурно и контролирано унищожаване на хартиени и електронни носители на данни. Целта е информацията да бъде съкратена така, че да не може да бъде възстановена по никакъв начин. Във фирма PERO извършваме това чрез професионални индустриални шредиращи машини и при строго спазване на всички международни стандарти за сигурност.

Законови изисквания и GDPR глоби

Съгласно Общия регламент за защита на личните данни (GDPR), всяка организация в България е длъжна да пази данните на сигурно място. Законът изисква те да бъдат унищожени по безопасен начин веднага след като изтече срокът им за съхранение. Неспазването на тези правила и неправилното изхвърляне на архиви може да доведе до сериозни финансови санкции от контролните органи.

От хартия към дигитален архив: Цялостно решение от PERO

• 25 години опит: В продължение на четвърт век сме надежден, честен и достъпен доставчик на архивни услуги.
• Без лимит в обема: Нито една поръчка за сканиране или унищожаване на документи не е твърде голяма или твърде малка за нас.
• Гарантирано качество: Поемаме пълна отговорност работата да бъде свършена качествено, навреме и изцяло съобразно Вашите изисквания.

• Телефон: 0878 40 64 14
• Имейл: info@skanirane.com

The post Конфиденциално унищожаване на документи – защо е важно за Вашия бизнес? appeared first on skanirane.com.

Фирма PERO е специализирана във високоскоростното сканиране и конвертиране на хартиени документи всякакви размери – от касови бележки до чертежи А0+ формат. 

Какво е дигитализация на документи

Дигитализацията на документи представлява процесът на преобразуване на хартиени архиви в електронен формат. Това не е просто сканиране – дигитализацията включва организация, индексиране и систематично съхранение на документите, така че да бъдат лесно достъпни и управляеми.

С помощта на дигитализацията фирмите могат да преминат от хаотични хартиени архиви към ефективен електронен архив, който позволява бързо търсене и контрол на достъпа.

Ползите от дигитализацията на документи

1. Бърз достъп до информация
   Всички документи са на едно място и могат да бъдат намерени за секунди чрез търсене по ключови думи или категории.
2. Сигурност на данните
   Електронният архив предлага възможност за криптиране, резервни копия и контрол на достъпа, което значително намалява риска от загуба или неправомерен достъп.
3. Икономия на пространство и разходи
   Не е необходимо да отделяте скъпо офис пространство за хартиени архиви, което намалява разходите за съхранение и администрация.
4. Улеснено управление на документи
   Лесна организация на договори, фактури, досиета и други важни документи, включително проследяване на версиите и историята на промените.
5. Съответствие със законовите изисквания
   Дигиталният архив позволява спазване на изискванията за съхранение на документи, включително GDPR и други регулации.

Нашите архивисти са експерти по сканиране, индексиране, дигитализиране и електронно архивиране на документи и архиви в България
Ние сме Вашият партньор за сканиране, индексиране, дигитализиране и електронно архивиране на документи и архиви в България. В продължение на 25 години сме надежден, честен и достъпен доставчик на услуги за архивиране и сканиране на документи. Нито една работа за сканиране на документи не е твърде голяма или твърде малка за нас и ние ще се погрижим да бъде направена качествено, навреме и съобразно Вашите изисквания. Ще се радваме, да Ви помогнем за Вашия архив. Потърсете ни на тел. 0878 40 64 14.

За кого е подходяща дигитализацията

Дигитализацията е необходима за почти всеки бизнес и организация, включително:

• Малки и средни предприятия
• Големи компании
• Счетоводни къщи
• Адвокатски кантори
• Административни институции

Често задавани въпроси

В: Какви документи могат да се дигитализират?
О: Всички видове хартиени документи – договори, фактури, досиета, отчети и архиви.

В: Мога ли да търся в съдържанието на документите?
О: Да, чрез OCR технологията може да се търси по ключови думи в самото съдържание на документите.

В: Дали дигитализацията е безопасна?
О: Да, всички данни се съхраняват с висока сигурност – контрол на достъпа, резервни копия и защита срещу загуба или повреда.

Как да започнете

1. Свържете се с нас за консултация и оценка на вашите архиви.
2. Изготвяме план за дигитализация според обема и нуждите на фирмата.
3. Дигитализираме документите и ги организираме в електронен архив.
4. Осигуряваме достъп и обучение за вашия екип.

Заключение

Дигитализацията на документи е инвестиция в ефективността и сигурността на вашия бизнес. Преходът към електронен архив намалява разходите, спестява време и подобрява управлението на информацията.

Не чакайте – дигитализирайте архивите си още днес!

The post Защо дигитализацията на документи е важна за всеки бизнес appeared first on skanirane.com.

Практически съвети за структуриране на електронен архив, индексиране и търсене на документи с фокус върху електронен архив.

Фирма PERO е специализирана във високоскоростното сканиране и конвертиране на хартиени документи всякакви размери – от касови бележки до чертежи А0+ формат. 

Какво е електронен архив

Електронният архив представлява централизирано съхранение на дигитализирани документи в сигурна система. Всички документи са индексирани, лесни за търсене и достъпни по всяко време.

Ползите от електронния архив

1. • Бързо търсене: Намерете документите си за секунди чрез ключови думи или филтри.
   • Контрол на достъпа: Определете кой има право да вижда или редактира документи.
   • Резервни копия и защита: Всички документи са защитени срещу загуба или повреда.
   • Съответствие със законови изисквания: Архивът позволява лесно спазване на GDPR и други регулации.
   • Спестяване на време и разходи: Намалява нуждата от физическо съхранение и административни усилия.

Нашите архивисти са експерти по сканиране, индексиране, дигитализиране и електронно архивиране на документи и архиви в България
Ние сме Вашият партньор за сканиране, индексиране, дигитализиране и електронно архивиране на документи и архиви в България. В продължение на 25 години сме надежден, честен и достъпен доставчик на услуги за архивиране и сканиране на документи. Нито една работа за сканиране на документи не е твърде голяма или твърде малка за нас и ние ще се погрижим да бъде направена качествено, навреме и съобразно Вашите изисквания. Ще се радваме, да Ви помогнем за Вашия архив. Потърсете ни на тел. 0878 40 64 14.

За кого е подходящ

Дигитализацията е необходима за почти всеки бизнес и организация, включително:

• Малки и средни предприятия
• Големи компании
• Счетоводни къщи
• Адвокатски кантори
• Административни институции

Често задавани въпроси

В: Мога ли да търся вътре в съдържанието на документите?
Да, с OCR технологията може да търсите по ключови думи в текста на документите.

В: Дали архивът е безопасен?
Да, с криптиране, контрол на достъпа и редовни резервни копия.

В: Мога ли да споделям документи с екипа си дистанционно?
Да, електронният архив позволява сигурно споделяне и колаборация.

Не чакайте – дигитализирайте архивите си още днес!

The post Електронен архив – как да организирате документацията си ефективно appeared first on skanirane.com.

Архивиране на хартиени документи

Много компании  като се каже „архивиране на документи“ разбират съхранение на хартия в офиси, мазета и други помещения, в които има място. Тъй като хартията се влошава бавно, можем да предположим, че четливостта в дългосрочен план е осигурена и че целостта на документите може лесно да бъде доказана. Освен това, за да се прочете текст на хартия не са необходими специални приспособления или машини каквито са компютрите, микрофиловите четци и други. Поради бързото развитие на технологиите и бързото им остаряване, целостта на информацията и четливостта на дигиталните архиви са от решаващо значение. Това изисква технически и организационни мерки, за да се гарантира запазването на информацията. Информацията, обаче, на хартия, трудно се намира, може да се използва само от 1 човек в определен момент, ако се изпраща от едно място на друго трябва да се транспортира, което отнема време и средства. Освен това хартията заема голямо пространство.

Бързото и лесното търсене на документите е една от основните причини да се създаде електронен архив чрез сканиране и дигитализиране на документи.

Решението за изграждане на електронен архив чрез сканиране и дигитализиране изисква следното:

• Преобразуване на файлове във формат за дългосрочно съхранение, който няма да изчезне скоро и ще може да се използва за дълъг период от време
• Записване на носител, който ще може да се използва дълго време.
• Индексиране – въвеждане на архивираната информация в база данни
• Документиране на жизнения цикъл и операцията за запазване на информацията
• Проверка на валидността и верността на информацията
• Осигуряване на дългосрочна цялост

Целта на изискванията е да се запази стойността и истинността на Вашата информация. Законовото задължение, с което са определени сроковете за съхранение на хартиените документи налага на компаниите да пазят хартиените документи за определен минимален срок на съхранение. GDPR регулациите определят, че не може да се съхраняват лични данни след изтичане на необходимостта от съхранението им.

Дигитализация на документи, сканиране на документи, дигитализиране на архиви, изграждане на електронен архив

Възползвайте се от предимствата на сканиране и електронно архивиране на документи, за да не губите време в търсене на информация и да се съсредоточите в основния си бизнес.

The post Какво е дигитализация на документи? appeared first on skanirane.com.

В съвременния бизнес среда, управлението на документи е не просто удобство – то е необходимост за сигурност, ефективност и законово съответствие. Ако търсите надежден партньор за дигитализиране на документи или цялостна дигитализация на документи, нашата фирма за архивиране предлага решения, които ще трансформират начина, по който съхранявате и управлявате информацията си.

Какво е дигитализация на документи и защо е важна за вашия бизнес

Дигитализация на документи означава превръщане на всички хартиени файлове във висококачествени електронни копия. Това включва сканиране на договори, фактури, отчети и други важни документи и тяхното съхранение в сигурен, лесно достъпен електронен архив.

С нашата услуга за дигитализация на документи вие получавате:

• Бърз и лесен достъп до всички файлове от всяко устройство.
• Подреден и ефективен архив – лесно сортиране, търсене и категоризация на документи.
• Висока сигурност – защита на чувствителна информация чрез бекъп и криптиране.
• Спестяване на пространство и ресурси – намаляване на хартиените архиви.

Какво означава дигитализиране на документи и как работим

Дигитализиране на документи е конкретният процес на преобразуване на хартиени файлове в електронен формат. Нашият екип се грижи за всяка стъпка: от сортиране и сканиране, през обработка и индексиране, до интеграция в вашия електронен архив.

С нас дигитализирането на документи става бързо, сигурно и без стрес за вашия екип.

Защо да изберете нашата фирма за архивиране

Избирайки нас за дигитализация и дигитализиране на документи, вие получавате не просто услуга, а партньор, който разбира вашия бизнес и нуждите ви. Предимствата включват:

1. Индивидуален подход – всяка фирма има различни изисквания за документи.
2. Сигурност на данните – всички файлове се съхраняват в защитена система с бекъп.
3. Бързо и качествено дигитализиране – минимално прекъсване на ежедневните ви операции.
4. Конкурентни цени – ефективни решения, които спестяват време и разходи.

Как да започнете

Свържете се с нас днес и открийте как дигитализацията на документи и дигитализирането на документи могат да улеснят вашия бизнес. Ние ще направим пълен анализ на вашите архиви, ще предложим подходящо решение и ще се погрижим за гладкото преминаване към електронен архив.

Не губете време и ресурси – дигитализирайте своите документи с професионалисти!

Свържете се с нас на тел. 0878 40 64 14 и превърнете своя архив в леснодостъпен и сигурен електронен ресурс.

Дигитализация на документи, дигитализиране на документи, сканиране на документи, дигитализиране на документи, дигитализиране на архиви, изграждане на електронен архив

Възползвайте се от предимствата на сканиране и електронно архивиране на документи, за да не губите време в търсене на информация и да се съсредоточите в основния си бизнес. Независимо дали мислите за дигитализация на документи и архиви или за дигитализиране на документи и архиви – потърсете ни на тел. 0878 40 64 14 и ние ще Ви съдействаме за бързо и коректно сканиране на документи с индексиране на файловете, за да намирате търсените документи много бързо. Също ако мислите за сканиране на счетоводни документи – ние можем да го направим за Вас.

The post Дигитализиране на документи или дигитализация на документи – защо Вашият бизнес има нужда от професионален архив? appeared first on skanirane.com.